La temporada de impuestos es, bueno, agotadora por varias razones. Es posible que tengas que esforzarte por recopilar tus estados financieros, entender los cambios en el código tributario y estar al tanto de las nuevas deducciones y créditos.

Y si trabajas como autónomo, la presentación de la declaración de la renta puede resultar confusa y compleja. No hay por qué desesperarse. Para ayudarle a prepararse mejor para sus impuestos, hemos hablado con algunos de nuestros expertos fiscales favoritos para que nos den sus consejos favoritos:

Empiece pronto a preparar sus documentos financieros

Nunca es demasiado pronto para empezar a recopilar sus registros de ingresos y gastos, señala Helena Swyter, contadora pública y fundadora de la empresa de consultoría y servicios fiscales SweeterCPA, con sede en Chicago.

Aunque la información y los documentos financieros que necesitas dependen de tu situación particular, podrían incluir:

• Información financiera de tu empresa (balances de beneficios y de situación, informes de gastos e ingresos de la empresa, estados financieros).
• Formularios de ingresos como 1099-NEC, 1099-MISC y 1099-K
• Millaje de los viajes relacionados con la empresa
• Declaraciones de contribución a la jubilación
• Declaraciones de contribución a la HSA
• Formularios fiscales de primas de seguro médico (por ejemplo, el formulario 1095-C).
• Formularios fiscales de ingresos procedentes de otras fuentes (por ejemplo, inversiones, intereses de cuentas bancarias).

Para tu información: los documentos fiscales que suelen recibir los autónomos, como los formularios 1099-NEC y 1099-MISC, empezarán a llegar en enero y febrero, así que asegúrate de guardarlos en un lugar seguro hasta que estés listo para hacer la declaración de la renta, recomienda Swyter.

Para una mayor seguridad, considera la posibilidad de escanear las copias físicas y mantener una bóveda digital en tu ordenador.

Mantente al tanto de tus finanzas

“La razón más común por la que encuentro que se omiten gastos en una declaración de impuestos es porque el autónomo se olvidó de ellos”, dice Swyter. En épocas de mucho trabajo, es fácil extraviar un recibo u olvidarse de registrar un gasto.

Es más mantenimiento, pero un par de cosas básicas pueden ayudarte a capturar tus gastos con precisión… lo que puede ayudarte a ahorrar en impuestos y obtener un reembolso mayor.

En primer lugar, mantenga una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito separadas para su negocio. Y procure que todos los gastos relacionados con la empresa pasen por esas cuentas.

En segundo lugar, cuenta con un sistema de contabilidad que te permita llevar un registro automático de tus gastos e ingresos. Además de utilizar una plataforma de contabilidad como QuickBooks, FreshBooks, Xero y Zoho, por nombrar algunas, mira qué puedes hacer para automatizar el seguimiento de lo que entra y sale de tu negocio.

Guarda tus recibos

Es muy fácil olvidarlo, pero procura guardar los recibos de todos los gastos relacionados con tu negocio. Puede tratarse del mantenimiento y reparación del coche (si procede), comidas de negocios y material de oficina.

Si olvidas hacer una foto o escanear los recibos, o guardar copias físicas, puedes consultar los extractos bancarios y de la tarjeta de crédito.

Recuerde: para obtener una desgravación fiscal por un gasto determinado, éste debe ser ordinario y necesario. Para desglosarlo aún más, un gasto ordinario tiene que ser algo habitual en tu sector y línea de trabajo. En cuanto a la parte necesaria, tiene que ser un gasto que necesites para dirigir tu negocio como autónomo o para hacer tu trabajo como “side hustler”.

Estar al corriente de los pagos trimestrales de impuestos estimados

Otra responsabilidad financiera añadida que tienen los autónomos son los pagos de impuestos estimados. Las personas que tienen un trabajo W-2 verán que los impuestos -federales, estatales y locales, si procede- se retienen de sus nóminas cada vez que cobran, explica Swyter. Estos importes se registran en los recibos de nómina y la empresa los envía a las agencias tributarias pertinentes. Y a lo largo del año, a medida que ganan dinero, los impuestos se gestionan sin que ellos tengan que hacer nada.

“Pero para los autónomos, la situación es diferente”, dice Swyter. “Nadie está haciendo los pagos de impuestos en su nombre, por lo que necesitan reservar conscientemente dinero para impuestos y hacer los pagos a lo largo del año para evitar una desagradable factura de impuestos cuando se preparen las declaraciones anuales.”

“Los impuestos deben pagarse a medida que se ganan o reciben ingresos durante el año, ya sea mediante retenciones o pagos de impuestos estimados”, añade Moira Corcoran, contadora pública con sede en Chicago y experta en impuestos y finanzas de JustAnswer. “Los autónomos tienen que hacer pagos estimados, ya que no tienen retenciones”, dice. “Las personas físicas y las corporaciones S suelen utilizar el formulario 1040-ES para calcular su impuesto estimado”.

Aunque la cantidad a pagar depende de varios factores, una regla general es reservar entre el 25% y el 50% de tus ingresos para impuestos. Puede parecer mucho, y lo más probable es que las deducciones y créditos reduzcan su factura fiscal. Pero es mejor pecar de precavido y tener más que no tener suficiente.

Mantén un registro preciso del millaje para 2023

Si eres un trabajador autónomo o un side hustler que utiliza un vehículo personal para fines comerciales, la buena noticia es que puedes calificar para usar la tasa estándar de kilometraje para determinar una deducción, explica Swyster.

“Normalmente, la tasa estándar de kilometraje para el año es anunciada por el IRS y se mantiene constante durante todo el año en cuestión”, dice. “En 2022, sin embargo, la tasa aumentó a mitad de año, de 58,5 centavos por milla para viajes entre el 1 de enero y el 30 de junio a 62,5 centavos por milla para el resto del año”. ¿La razón? Para reflejar el aumento del precio del combustible.

Es un poco confuso. Pero en esencia, el cambio de tarifa empieza el 1 de julio de 2022. Por lo tanto, tendrá que saber si un viaje ocurrió antes del 30 de junio o el 1 de julio o después en 2022 para calcular con precisión su deducción por kilometraje.

Prepárese para los cambios en 2023

Recientemente, el IRS anunció una nueva actualización de los requisitos de información para las organizaciones de liquidación de terceros. En otras palabras, si tuviste transacciones comerciales a través de plataformas de pago como PayPal, Stripe y Venmo, que superan los $ 600 al año, deberás informar esas ganancias en tu declaración de impuestos. Esto es diferente de las reglas anteriores, donde tenías que informar si tenías más de 200 transacciones comerciales por año que resultaran en un total de al menos $ 20,000.

Por lo tanto, para sus impuestos de 2022, no tendrá que preocuparse de informar de esto a menos que tuviera al menos 20.000 dólares de más de 200 transacciones.

El Formulario 1099-K informa sobre los pagos de los procesadores de pagos, más comúnmente los de las compañías de tarjetas de crédito y PayPal, explica Swyter. “Los autónomos que aceptan pagos de clientes y consumidores a través de tarjetas de crédito pueden estar ya familiarizados con la recepción de estos formularios”, dice.

Estaba previsto que el umbral para la emisión de los 1099-K se redujera a 600 dólares para 2022, pero el IRS nos ha dado un respiro de última hora y ahora eso afecta al ejercicio fiscal de 2023. Esto significa que las personas que venden artículos en Facebook Marketplace y eBay – personas que no se consideran a sí mismos como la gestión de un negocio – pueden comenzar a recibir los formularios 1099-K a principios de 2024 para informar de las transacciones en 2023.

“Si bien anticipamos más orientación del IRS antes de que eso entre en vigencia, el mejor consejo para todos los vendedores sería mantener registros del costo original de todos los artículos vendidos y otros gastos relacionados, como materiales de envío y el costo del franqueo, para compensar cualquier ingreso recibido”, dice Swyter.

La presentación de la declaración de la renta cuando se es autónomo o se trabaja por cuenta ajena conlleva sus propios retos y complejidades. Pero estar al tanto de cualquier cambio y tomarse el tiempo necesario para prepararse hará que la temporada de impuestos sea tranquila y libre de estrés.